Phương pháp quản lý nhà cung cấp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Mặc dù đứng trên cương vị của người mua hàng, công ty sẽ có nhiều ưu thế trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với nhà cung ứng cũng là một công việc cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp sản xuất. Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho phòng ban mua hàng chính là đầu mối quan trọng ảnh hưởng tới tiến độ chế tạo cũng như chất lượng sản phẩm. Vì vậy mỗi công ty cần thiết lập quy trình quản lý nhà cung cấp chặt chẽ để hoạt động chế biến kinh doanh đạt hiệu quả cao.

Phương pháp và quy trình quản trị nhà cung cấp trong công ty sẽ trải qua 4 bước quan trọng như sau:

1. Đánh giá mức độ quan trọng của từng nhà cung cấp

Thông qua việc phân loại nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tầm quan trọng và mức độ cần thiết để có phương hướng quản lý hiệu quả. Đây được gọi là phân khúc nhà cung ứng.

Mô hình ma trận những doanh nghiệp được dùng để phân khúc nhà bổ sung phổ biến sau:

• Trục “Mức độ phụ thuộc” thực hiện sự phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Mức độ này là thấp nếu như công ty đơn giản tìm được nhà cung ứng khác sẵn sàng thay thế trên thị trường. Mức độ này đạt cao, nếu như không có nhiều sự quyết định nhà bổ sung thay thế trên thị phần.
• Trục “Mức độ Tác động” là sự đo lường dựa trên cước phí phải cho nhà bổ sung và mức độ quan trọng với hoạt động kinh doanh của công ty.

Dựa trên sự xem xét, bạn sẽ biết được mức độ quan trọng của từng nhà cung ứng với mình. Và xác định được việc thiết lập mối quan hệ ở mức độ nào.

2. Xác định vai trò trong việc thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp

Có những nhà bổ sung, để quản trị lợi ích, bạn cần thiết lập mối quan hệ ở nhiều cấp. Vì vậy, bản thân người lãnh đạo cần có sự phân bổ nhân sự thích hợp và giá trị.

>>> Xem thêm: Cách áp dụng chiến lược sell out hiệu quả giúp vượt doanh số.

3. Nắm rõ thông tin hợp đồng ký kết với nhà cung cấp.

Hợp đồng là cơ sở và kim chỉ nam trong toàn bộ mọi hoạt động tương tác giữa nhà cung ứng và công ty. Vì vậy việc nắm rõ nội dung và điều khoản hợp đồng ký kết là quyền lợi và nghĩa vụ của cả 2 bên. Từ đó bạn phải rà soát và nắm bắt được những thuận lợi và hạn chế đối với công ty mình. Trong giai đoạn làm việc, nếu như nắm rõ hợp đồng bạn sẽ thực hiện chiếm được ưu thế so với đối tác vì sự tự tin và chính xác trong lời nói và thông tin đưa ra của mình.

4. Quản trị nhà cung cấp hiệu quả

Để quản lý lợi ích, công ty cần thiết lập cho mình một bộ yêu cầu thích hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và điều hành của mình. Bộ tiêu chí đấy cần vận hành thông qua thực tế chứ không thể xây dựng trên lý thuyết. Bởi vậy sẽ không có bất kỳ biểu mẫu chung nào dành cho các doanh nghiệp.

Để việc quản lý nhà cung ứng đạt hiệu ứng cao, mỗi cán bộ phụ trách cần có 3 chuyên môn cơ bản về: cư xử, Kiến thức thị phần và chuyên môn về hợp đồng thương mại.

Ứng dụng phần mềm mua hàng vào công tác quản trị nhà bổ sung đã và đang được nhiều công ty áp dụng hiệu quả. Từ đó, góp phần tối ưu thời gian và công sức thủ công của nhân sự. Phần mềm sau khi ứng dụng sẽ hỗ trợ các vấn đề sau:

– Thông tin, xem xét nhà cung ứng, theo dõi công nợ, bù trừ công nợ.

– Quản trị hợp đồng từ khâu báo cước phí, tiến độ thực hiện đến quá trình thanh toán diễn ra như thế nào.

– Quản trị được báo giá của các nhà cung ứng trên hệ thống, có những báo cáo, phân tích so sánh về chi phí của các nhà cung ứng để có quyết định thích hợp.

– Có thể thiết lập chiến dịch cung cấp vật tư dự án và toàn doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Bật mí nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh hiện đại.