Phần mềm CRM là gì? Cách ứng dụng phần mềm CRM phù hợp nhất

Trong bối cảnh công nghệ số hóa ngày càng phát triển. Việc sử dụng phần mềm CRM (Customer Relationship Management) trở nên yếu tố không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Tuy vậy, để chọn lựa một hệ thống CRM hợp lý với nhu cầu. Và quy mô doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Một phương pháp CRM không chỉ hỗ trợ quản trị mối quản trị khách hàng. Nó còn giúp hạn chế hóa quy trình bán hàng, marketing và dịch vụ sau bán hàng.

Bài viết này sẽ liệt kê ra những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần đánh giá để quyết định ứng dụng CRM hợp lý.

1. Làm rõ mong muốn, nhu cầu của công ty

Trước khi bắt tay vào việc quyết định một ứng dụng CRM phù hợp. Doanh nghiệp cần thấu hiểu rõ mong muốn của doanh nghiệp. Bạn cần đặt câu hỏi: đích đến phải đạt được của việc triển khai CRM là gì? Bạn muốn cải thiện quản lý khách hàng, tăng lợi ích bán hàng. Hay tối ưu hóa các chiến lược marketing thế nào? Nhu cầu của công ty sẽ giúp bạn xác định các công dụng cần thiết mà một hệ thống CRM cần có.

Ngoài ra, bạn cũng nên đánh giá quy mô công ty. Một công ty nhỏ có thể cần một phương pháp CRM dễ dàng hơn. Trong khi doanh nghiệp lớn có thể cần một hệ thống CRM phức tạp với nhiều công dụng tích hợp.

2. Tổng hợp các tính năng của ứng dụng

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là khai thác về các tính năng mà phần mềm CRM bổ sung. Một số công dụng cơ bản cần có bao gồm:

• Quản trị thông tin người dùng: Hệ thống CRM cần cho phép bạn lưu trữ và quản lý dữ liệu người sử dụng một cách chi tiết và dễ truy cập.
• Quản lý quy trình bán hàng: CRM cần bổ trợ theo dõi tiến trình bán hàng. Từ việc tiếp cận khách hàng khả thi đến khi kết thúc giao dịch.
• Tích hợp với các công cụ marketing: công dụng này cho phép bạn thể hiện các chiến dịch marketing tự động và cá nhân hóa.
• Báo cáo và phân tích: Một hệ thống CRM lợi ích phải cung cấp báo cáo bài bản về doanh số, lợi ích kế hoạch. Đồng thời là bảng phân tích và báo cáo về hành động người sử dụng.

Công ty nên đánh giá những công dụng phù hợp với nhu cầu hiện tại và trong tương lai. Cùng với đó đảm bảo rằng CRM có khả năng mở rộng khi công ty sự chuyển dịch.

3. Đánh giá khả năng tích hợp và tính linh động

Một yếu tố không kém phần quan trọng khi lựa chọn phần mềm CRM là khả năng tích hợp với các giải pháp và hệ thống khác mà công ty đang sử dụng. Ví dụ, nếu công ty của bạn đang sử dụng ứng dụng kế toán. Hệ thống ERP hay các công cụ marketing khác. Việc tích hợp CRM với các hệ thống này sẽ giúp hạn chế hóa quy trình làm việc và hạn chế thời gian.

Hãy chọn CRM có tính linh hoạt cao, đơn giản tùy chỉnh để hợp lý với đặc thù của doanh nghiệp. Một ứng dụng quá cứng nhắc có thể khiến công ty mất nhiều thời gian để thích ứng và không đem lại hiệu quả cao.

>>> Xem thêm: Tổng hợp những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM.

4. Đánh giá chi phí so với lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Cước phí là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn CRM. Công ty cần xem xét cước phí vận hành ban đầu. Cùng với các chi phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm. Tuy nhiên điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần xem xét thêm. Xem xét xem CRM đó có mang lại lợi ích xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không.

Đôi khi, việc đầu tư vào một phương pháp CRM đắt tiền. Tuy nhiên, đầy đủ tính năng và hiệu quả hơn lại là sự quyết định thông minh. Thay vì chọn một phần mềm chi phí rẻ nhưng thiếu tính năng và không tiết kiệm được quy trình.

5. Nhận xét chất lượng tư vấn và hỗ trợ

Trong giai đoạn quyết định và cách triển khai CRM, việc nhận được sự bổ trợ từ nhà cung cấp là rất quan trọng. Bạn cần kiểm tra xem nhà cung cấp có hỗ trợ người dùng tốt không, có sẵn sàng giúp đỡ bạn trong quá trình cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống không. Dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp công ty dễ dàng vận hành và sử dụng CRM một cách hiệu quả.

6. Thử nghiệm trước khi quyết định

Trước khi đưa quyết định cuối cùng, hãy tiêu chí trải nghiệm thử ứng dụng CRM trong một thời gian nhất định. Việc này sẽ giúp bạn và đội ngũ nhân viên có cái nhìn thực tế về giá trị và sự hợp lý của hệ thống với công ty. Trong quá trình thử nghiệm, hãy đảm bảo rằng các công dụng bạn cần đều hoạt động tốt và dễ sử dụng.

Việc lựa chọn phần mềm CRM thích hợp là một lựa chọn quan trọng có thể ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách xác định rõ mong muốn, khai thác về các tính năng, khả năng tích hợp, chi phí, và thử nghiệm trước khi quyết định, công ty sẽ có cơ hội chọn được hệ thống CRM hạn chế nhất.